5 dingen die je IT-afdeling je niet altijd vertelt (maar wél wil dat je weet)
We werken allemaal dagelijks met tools als Microsoft Teams, Outlook en SharePoint. Maar eerlijk: wie weet écht wat er allemaal mogelijk is?
Je IT-afdeling is druk bezig met beveiliging, updates en supporttickets, maar dat betekent niet dat ze altijd tijd hebben om de kleine hacks en verborgen features met jou te delen.
Daarom: een blog vol slimme tips, kleine verrassingen en “aha!”-momenten waarmee je niet alleen tijd wint, maar ook slimmer samenwerkt.
1️⃣ Sneltoetsen in Teams: je geheime productivity-boost
Teams is voor veel organisaties het kloppend hart van communicatie. Maar muizen door menu’s, klikken op tabbladen en zoeken naar knoppen? Dat is zó 2020.
Probeer deze sneltoetsen eens:
-
Ctrl + Shift + M: Mute of unmute jezelf razendsnel tijdens een call.
-
Ctrl + Shift + O: Camera aan/uit. Geen paniekmoment meer als je plots in beeld komt.
-
Ctrl + 1, 2, 3…: Schakel bliksemsnel tussen Activiteit, Chat, Teams en Agenda.
-
Ctrl + E: Spring direct naar de zoekbalk om een collega of bericht te vinden.
Pro tip: plak een klein lijstje naast je scherm en daag jezelf uit om één nieuwe sneltoets per week te gebruiken. Wedden dat je binnen een maand vlotter door Teams navigeert dan je collega’s?
Extra voordeel: minder klikken = minder frustratie = meer focus. En dat merkt niet alleen jij, maar ook je team.
2️⃣ Versiebeheer in SharePoint: je redder in nood bij “oeps, overschreven”
We’ve all been there. Je werkt met drie collega’s aan één document en opeens is die ene perfecte alinea verdwenen. Of erger: iemand heeft “Opslaan als” gebruikt.
Goed nieuws: SharePoint houdt alles bij.
Elke wijziging, elke versie, elke auteur. Je kunt letterlijk terugspoelen naar een vorige versie met één klik.
Zo werkt het:
-
Ga naar je documentbibliotheek.
-
Klik op de drie puntjes naast je bestand.
-
Kies Versiegeschiedenis.
-
Bekijk, vergelijk of herstel eerdere versies.
Pro tip: vraag je IT-afdeling hoeveel versies worden bewaard. Standaard zijn dat er vaak maar 10 of 30 – maar dat kun je uitbreiden. Handig bij lange projecten.
En wist je dat je zelfs commentaar kunt toevoegen bij elke versie? Zo hou je bij waarom iets werd aangepast. Transparant, efficiënt én stressvrij.
3️⃣ Automatische e-mailregels: je inbox op autopiloot
Je mailbox kan soms aanvoelen als een tsunami van berichten. Maar Outlook heeft een ingebouwde reddingsboei: automatische regels.
Met regels kun je e-mails automatisch laten sorteren, markeren of zelfs verwijderen. Denk aan:
-
Nieuwsbrieven rechtstreeks naar een “Later lezen”-map.
-
Meldingen van Teams of projecttools naar een aparte map.
-
Mails met bijlagen groter dan 10 MB direct markeren voor opschoning.
Zo stel je het in:
Ga in Outlook naar Bestand → Regels en waarschuwingen → Nieuwe regel.
Daar kun je precies aangeven: “Als een mail van (persoon X) komt, verplaats naar [map Y].”
Fun fact: de gemiddelde kenniswerker verliest 28 minuten per dag aan het organiseren van e-mails. Regels brengen dat omlaag naar amper 5 minuten.
Probeer eens een “VIP-map” aan te maken waar enkel mails van je leidinggevende of teamlead naartoe gaan. Zo mis je nooit iets belangrijks.
4️⃣ Gedeelde templates: de shortcut naar professionele documenten
Iedereen wil dat zijn presentaties en documenten er strak uitzien, maar niet iedereen heeft zin om telkens opnieuw te beginnen.
Bij veel organisaties heeft de IT-afdeling (in samenwerking met marketing 😉) standaardtemplates klaarstaan: PowerPoint-ontwerpen, Word-documenten, Excel-modellen… Allemaal afgestemd op je huisstijl.
Vraag eens waar die templates staan. Vaak vind je ze in SharePoint of direct in de Office-app via Bestand → Nieuw → Bedrijfssjablonen.
Waarom het handig is:
-
Je hoeft nooit meer te twijfelen over logo’s, kleuren of lettertypes.
-
Iedereen werkt in dezelfde stijl = consistentie = professioneel imago.
-
Het bespaart je letterlijk uren aan opmaakwerk.
Pro tip: maak in Teams of SharePoint een map aan “Bedrijfstemplates” en pin die bovenaan. Dan kan niemand ooit meer zeggen: “Ik vond het sjabloon niet.”
5️⃣ Back-ups en herstelopties, wat als het écht misgaat?
Niemand praat graag over worst-case scenario’s, maar… laptops crashen. Servers lopen vast. Foutjes gebeuren.
En dan is het goed om te weten: hoe veilig zijn jouw bestanden eigenlijk?
Je IT-afdeling maakt waarschijnlijk automatisch back-ups van SharePoint, OneDrive en Teams, maar:
-
Hoe vaak gebeurt dat? (dagelijks, elk uur?)
-
Hoelang worden die back-ups bewaard?
-
Kun je zélf een bestand herstellen, of moet je IT bellen?
In Microsoft 365 kun je veel al zelf doen:
Verwijderd bestand? Ga naar je prullenbak in SharePoint of OneDrive → herstellen.
Te ver terug in de tijd? Open Bestandsversies om een oudere versie terug te zetten.
Extra tip: wil je zeker zijn dat kritieke data veilig blijft? Maak maandelijks een lokale kopie op een externe harde schijf of in een beveiligde cloudmap. Better safe than sorry.
Waarom dit allemaal de moeite waard is
Het lijkt misschien “extra werk”, maar deze kleine hacks zorgen voor een groot verschil:
-
Efficiënter werken: minder klikken, zoeken en herstellen
-
Meer controle: je weet waar je bestanden zijn en wat ermee gebeurt.
-
Professionele uitstraling: consistentie in elk document of presentatie.
-
Minder stress: geen paniek meer bij dataverlies of mailchaos.
Hoe ABC-Groep je kan helpen "Bij ABC-Groep geloven we dat technologie pas écht krachtig is als iedereen ze ten volle benut.
Van Microsoft 365-optimalisatie tot digitale samenwerkingstools en cloudbeveiliging — wij zorgen ervoor dat jij én je team niet alleen de tools hebben, maar ze ook slim gebruiken.
Of je nu een betere Teams-workflow wil, een foutloos SharePoint-systeem of gewoon rust in je mailbox: onze experts helpen je om het maximale uit je digitale werkplek te halen.
